Menyiapkan workspace

Workspace menyatukan folder penyimpanan, kategori dokumen, dan informasi yang akan dicari AI. Buat workspace terpisah jika dua kelompok dokumen memiliki aturan yang sangat berbeda.

Membuat workspace

1. Buka menu Workspace.
2. Pilih Buat workspace.
3. Isi nama dan deskripsi yang menjelaskan jenis arsip.
4. Pilih model AI yang tersedia.
5. Pilih folder utama Google Drive.
6. Tambahkan minimal satu kategori.
7. Tambahkan metadata jika diperlukan.
8. Pilih Buat workspace.

Arsipin akan membuat folder untuk setiap kategori di dalam folder utama. Dokumen yang belum dapat dikelompokkan ditempatkan di folder Tidak Terklasifikasi.

Menentukan kategori

Kategori adalah kelompok dokumen, misalnya Surat Masuk, Kontrak, atau Invoice.

Untuk setiap kategori, isi:

• Nama yang mudah dikenali pengguna;
• Key bila Anda memerlukan nama singkat yang konsisten;
• Deskripsi tentang isi kategori;
• Ciri-ciri dokumen yang membantu AI membedakannya.

Semakin jelas perbedaan antarkategori, semakin mudah AI memilih kategori yang tepat. Anda dapat mengubah urutan kategori, menonaktifkannya, atau memperbarui keterangannya setelah workspace dibuat.

Menentukan metadata

Metadata adalah informasi yang diambil dari isi dokumen, seperti nomor surat, tanggal, pengirim, nilai invoice, atau status pembayaran.

Tipe informasi yang tersedia:

Tipe	Digunakan untuk
Teks	Nama, nomor, alamat, atau informasi singkat
Teks panjang	Catatan atau uraian
Angka	Nilai, jumlah, atau nomor yang akan dihitung
Tanggal	Tanggal dokumen dengan format tahun-bulan-tanggal
Ya/Tidak	Kondisi yang hanya memiliki dua pilihan
Pilihan	Satu nilai dari daftar yang Anda tentukan

Setiap metadata dapat diatur agar:

• wajib diisi;
• dapat dipakai sebagai filter;
• dapat diedit setelah diproses;
• berlaku untuk semua kategori atau hanya kategori tertentu;
• memiliki nilai awal jika dokumen tidak memuat nilainya.

Jika metadata wajib tidak ditemukan, dokumen akan ditandai Perlu ditinjau.

Memahami confidence threshold

Confidence threshold adalah batas keyakinan AI sebelum hasil dianggap selesai. Nilai awalnya 0,85 atau 85%.

• Nilai lebih tinggi membuat AI lebih berhati-hati dan lebih banyak dokumen masuk ke Perlu ditinjau.
• Nilai lebih rendah mengurangi jumlah tinjauan, tetapi meningkatkan risiko kategori yang kurang tepat.

Mulailah dari nilai awal, lalu sesuaikan setelah melihat hasil beberapa dokumen nyata.

Format dan ukuran file

Workspace dapat menerima PDF, JPG/JPEG, PNG, dan DOCX. Pemilik workspace dapat membatasi format tersebut dan menetapkan ukuran maksimum sampai batas yang diizinkan sistem.

Mengubah workspace

Di halaman detail workspace, Anda dapat memperbarui deskripsi, model AI, confidence threshold, ukuran upload, kategori, metadata, dan pengaturan link publik.

Perubahan kategori atau metadata berlaku untuk pemrosesan berikutnya. Arsip lama tidak otomatis diproses ulang.

Uji dengan dokumen nyata

Mulailah dengan beberapa dokumen yang mewakili setiap kategori. Periksa hasilnya sebelum mengunggah dalam jumlah besar.